Vertreter-Funktion für Hausmeister und Mitarbeiter/innen

Vor allem bei wiederkehrenden Aufgaben aber auch bei Einzel-Aufträgen kann es nötig bzw. sinnvoll sein, wenn jemand Aufgaben, die einer anderen Person zugeordnet sind, „in Vertretung“ abarbeiten bzw. erledigen kann. JEDE/R hat hin und wieder Urlaub - Es kommt vor, dass Nutzer kurzfristig krank werden oder aus sonstigen Gründen ausfallen – oder vielleicht ist jemand „nur gerade in der Nähe“ und kann bzw. soll eine bestimmte Aufgabe eines/einer Anderen erledigen. Über die VERTRETER-Funktion können Sie Hausmeistern den Zugriff auf Aufgaben anderer Hausmeister und Mitarbeitern Zugriff auf die Aufgaben anderer Mitarbeiter über das SMARTPHONE-Login ermöglichen.

Und so funktioniert’s: Im WEB-Login sehen Sie bei jedem Nutzer den Sie aufrufen, über den Funktionsbutton neben dem Namen ob bei ihm/ihr die VERTRETER-Funktion aktiviert oder inaktiv ist. Durch einfaches Anklicken dieses Buttons wechseln Sie von AKTIV zu INAKTIV (siehe Screenshots unten). Wenn Sie die VERTRETER-Funktion für einen Hausmeister aktivieren, werden nun alle Aufgaben dieser Person auch allen Hausmeistern angezeigt, die dem jeweiligen Anwesen ebenfalls zugeordnet sind. Bitte kontrollieren Sie dazu bei jedem Anwesen, dass diesem nicht nur der „reguläre“ Hausmeister zugeordnet ist, sondern auch alle Hausmeister, die in diesem Anwesen als mögliche Vertreter tätig werden sollen. Da die Nutzer MITARBEITER immer Zugang zu allen ihren Liegenschaften haben, erhalten bei Aktivierung der VERTRETER-Funktion bei Mitarbeitern automatisch alle anderen Mitarbeiter Zugriff auf die Aufgaben der zu vertretenden Person.

Den Vertretern werden diese Aufgaben nicht als eigene Aufgaben angezeigt, sondern sie werden darauf hingewiesen, dass sie diese Aufgaben nur in Vertretung abarbeiten können/müssen. In den jeweiligen Begehungsberichten wird angezeigt, wem die Aufgaben ursprünglich zugeordnet waren, und wer die Aufgaben abgearbeitet hat. Das können bei längeren Aufgabenlisten auch mehrere Personen sein, die sich die Vertretung „teilen“.